Ponowne zatrudnienie pracownika: Czy na pewno znasz uproszczenia?

Ponowne zatrudnienie pracownika to sytuacja, która na pierwszy rzut oka może wydawać się prosta, jednak wiąże się z szeregiem specyficznych formalności. W tym artykule, jako ekspert z wieloletnim doświadczeniem w obszarze HR, przeprowadzę Cię przez kluczowe aspekty tego procesu, wskazując, które procedury można uprościć, a na co bezwzględnie zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ponowne zatrudnienie pracownika uproszczone formalności

Długość przerwy między kolejnymi umowami o pracę z tym samym pracownikiem ma kluczowe znaczenie dla zakresu wymaganych formalności. Kodeks pracy przewiduje pewne uproszczenia, zwłaszcza gdy przerwa jest krótka do 30 dni. W takiej sytuacji możemy mówić o znacznym odciążeniu zarówno pracodawcy, jak i pracownika, szczególnie w kontekście badań lekarskich czy szkoleń BHP. To właśnie te regulacje pozwalają na sprawniejsze i mniej biurokratyczne ponowne włączenie pracownika w struktury firmy.

Znajomość i umiejętne stosowanie tych uproszczonych procedur to dla pracodawcy nie tylko oszczędność czasu, ale także realne zmniejszenie kosztów operacyjnych. Mniej formalności to mniej pracy dla działu HR, szybsze wdrożenie pracownika i mniejsze wydatki związane z badaniami czy szkoleniami. Z mojego doświadczenia wynika, że to właśnie te detale często decydują o efektywności procesów kadrowych w firmie.

Akta osobowe przy powrocie pracownika: kontynuacja czy nowe otwarcie?

Jednym z najistotniejszych uproszczeń przy ponownym zatrudnieniu jest kwestia akt osobowych. Zgodnie z przepisami, jeśli pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (co jest normą), to kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji dla tego pracownika. Oznacza to, że nie ma potrzeby zakładania nowych akt osobowych, co jest znaczącym ułatwieniem i pozwala zachować ciągłość historyczną zatrudnienia danej osoby w firmie.

W związku z kontynuacją akt osobowych, pracownik nie musi ponownie dostarczać wszystkich dokumentów, które już się w nich znajdują. Zamiast tego, wystarczy, że złoży oświadczenie o ewentualnych zmianach danych zawartych w kwestionariuszu osobowym i innych dokumentach z poprzedniego zatrudnienia. To praktyczne rozwiązanie, które minimalizuje biurokrację i oszczędza czas obu stronom.

Zanim ponownie zatrudnisz pracownika, warto jednak sprawdzić kilka rzeczy w jego istniejących aktach:

• Czy wszystkie dane osobowe są aktualne, czy nie ma potrzeby ich weryfikacji?
• Czy dokumentacja z poprzedniego zatrudnienia jest kompletna i zgodna z wymogami?
• Czy nie ma w aktach żadnych zaległych kwestii, które wymagają wyjaśnienia przed ponownym nawiązaniem stosunku pracy?

Badania lekarskie i szkolenie BHP: kiedy można je pominąć?

Kwestia badań lekarskich to jeden z obszarów, gdzie Kodeks pracy przewiduje konkretne uproszczenia. Zgodnie z art. 229 § 1¹ Kodeksu pracy, pracownik nie musi przechodzić wstępnych badań lekarskich, jeżeli spełnione są następujące warunki: jest ponownie zatrudniany u tego samego pracodawcy, na to samo stanowisko (lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy), w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, i posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. To bardzo ważna zasada, która pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Podobnie rzecz ma się ze szkoleniem wstępnym BHP. Art. 237³ Kodeksu pracy jasno wskazuje, że pracownik jest zwolniony z odbywania szkolenia wstępnego BHP przed dopuszczeniem do pracy, jeżeli jest ponownie zatrudniany u tego samego pracodawcy na tym samym stanowisku, które zajmował bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę. To logiczne, ponieważ pracownik zna już specyfikę pracy i związane z nią zagrożenia, a powtarzanie szkolenia byłoby zbędne.

Świadectwo pracy: wydawać czy czekać?

W przypadku, gdy pracodawca nawiązuje z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej, zasady wydawania świadectwa pracy są specyficzne. Zgodnie z przepisami, świadectwo pracy wydaje się tylko na wniosek pracownika, który może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli pracownik nie złoży takiego wniosku, świadectwo pracy wydaje się dopiero po zakończeniu całego okresu zatrudnienia, obejmującego wszystkie umowy z danym pracodawcą. To istotne, aby nie naruszyć przepisów i nie generować niepotrzebnej dokumentacji. Jeśli świadectwo pracy nie jest wydawane od razu, pracodawca powinien odpowiednio to udokumentować. Zazwyczaj wystarczy odpowiednia notatka w aktach osobowych, potwierdzająca kontynuację zatrudnienia i informująca o braku wniosku pracownika o wydanie świadectwa pracy. Ważne jest również, aby poinformować pracownika o tej zasadzie, aby miał świadomość, że świadectwo zostanie wydane dopiero po zakończeniu całego okresu pracy w firmie.

Niezbędne dokumenty przy ponownym zatrudnieniu

Niezależnie od uproszczeń, jeden dokument jest zawsze konieczny nowa umowa o pracę. Musi ona zawierać wszystkie kluczowe elementy, takie jak: strony umowy, rodzaj umowy (np. na czas określony, nieokreślony), datę zawarcia, a także warunki pracy i płacy oraz określenie stanowiska. Nawet jeśli pracownik wraca na to samo stanowisko, nowa umowa jest podstawą prawną nowego stosunku pracy.

Jak już wspomniałem, nie ma potrzeby ponownego zbierania wszystkich dokumentów, które znajdują się już w aktach. Pracodawca ma dwie praktyczne opcje: może pobrać od pracownika nowy kwestionariusz osobowy, aby upewnić się co do aktualności wszystkich danych, lub poprosić pracownika o złożenie oświadczenia o aktualności danych z poprzedniego kwestionariusza. Wybór zależy od tego, jak wiele czasu minęło od poprzedniego zatrudnienia i jak prawdopodobne są zmiany w danych pracownika. Przy krótkiej przerwie oświadczenie jest często wystarczające i szybsze.

Kolejnym niezmiennym obowiązkiem jest ponowne zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych w ZUS. Nawet jeśli przerwa w zatrudnieniu była krótka, a pracownik wraca na to samo stanowisko, należy dokonać zgłoszenia (formularz ZUS ZUA lub ZZA, w zależności od sytuacji). Należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowy kod ubezpieczenia oraz datę rozpoczęcia ubezpieczeń, aby uniknąć błędów w rozliczeniach i potencjalnych konsekwencji.

Przeczytaj również: Firma na etacie? Sprawdź, jak połączyć ZUS, podatki i zyskać!

Najczęstsze pułapki i błędy przy ponownym zatrudnieniu

Jedną z najczęstszych pułapek jest błędna interpretacja pojęcia "tego samego stanowiska" w kontekście badań lekarskich i szkoleń BHP. Nie chodzi tu jedynie o nazwę stanowiska, ale przede wszystkim o te same warunki pracy i czynniki ryzyka. Przykładowo, jeśli pracownik wraca na stanowisko "specjalisty ds. marketingu", ale w międzyczasie zmieniły się warunki pracy (np. praca zdalna zamiast biurowej, nowe oprogramowanie generujące większe obciążenie wzroku, czy dodano mu obowiązki wymagające obsługi maszyn), to mimo tej samej nazwy stanowiska, może być wymagane nowe badanie lekarskie lub szkolenie BHP. Zawsze należy dokładnie analizować zakres obowiązków i środowisko pracy.

Ryzyka związane z brakiem aktualizacji danych osobowych pracownika są realne i mogą prowadzić do poważnych problemów. Niewłaściwe dane adresowe mogą skutkować problemami z kontaktem, a nieaktualne dane do ZUS czy Urzędu Skarbowego mogą prowadzić do błędnych rozliczeń, a nawet kar finansowych. Zawsze warto poświęcić chwilę na weryfikację, czy numer konta bankowego, adres zamieszkania czy numer telefonu są nadal aktualne.

Prawidłowe rozliczenie urlopu wypoczynkowego to kolejny aspekt, który wymaga uwagi. W przypadku ciągłości zatrudnienia, czyli gdy nie było wydawanego świadectwa pracy, a przerwa była bardzo krótka (do 7 dni), urlop wypoczynkowy nalicza się w sposób ciągły. Oznacza to, że pracownik zachowuje prawo do niewykorzystanego urlopu z poprzedniej umowy i nabywa kolejne dni urlopu bez przerywania jego stażu. To ważne, aby prawidłowo ewidencjonować i planować urlopy, aby uniknąć nieporozumień i roszczeń pracownika.