Praktykant w firmie? Zatrudnij ucznia i zyskaj do 10 000 zł!

Zatrudnienie ucznia na praktykę zawodową to doskonała inwestycja w przyszłość firmy i młodego człowieka, ale wiąże się z szeregiem specyficznych wymagań formalno-prawnych. Ten artykuł stanowi kompleksowy przewodnik, który pomoże każdemu pracodawcy sprawnie i zgodnie z przepisami przejść przez cały proces, od wyboru modelu współpracy, przez obowiązki, aż po możliwe dofinansowania.

Zatrudnienie praktykanta-ucznia kompleksowy przewodnik po formalnościach i korzyściach dla pracodawcy

Zanim zdecydujemy się na zatrudnienie młodocianego pracownika, musimy upewnić się, że spełnia on podstawowe warunki wstępne. Kandydat na praktykanta musi mieć ukończoną co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową, co jest fundamentem jego edukacji. Kluczowe jest również przedstawienie orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy w danym zawodzie, co gwarantuje bezpieczeństwo i zdrowie młodego człowieka w środowisku pracy.

Procedura zatrudnienia młodocianego pracownika, choć szczegółowa, jest w pełni wykonalna, jeśli podejdziemy do niej metodycznie:

1. Badania lekarskie: Pierwszym i absolutnie niezbędnym krokiem jest skierowanie kandydata na wstępne badania lekarskie. Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy w danym zawodzie jest warunkiem dopuszczenia młodocianego do pracy.
2. Zawarcie umowy o pracę: Następnie należy zawrzeć pisemną umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego. Pamiętajmy, że musi ona zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których szerzej opowiem w dalszej części artykułu.
3. Zgłoszenie do urzędu gminy/miasta: Pracodawca ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy z młodocianym do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania ucznia. Warto to zrobić niezwłocznie po podpisaniu umowy.
4. Powiadomienie izby rzemieślniczej: Jeśli pracodawca jest rzemieślnikiem, powinien dodatkowo powiadomić właściwą izbę rzemieślniczą o zatrudnieniu młodocianego.
5. Zgłoszenie do ZUS: W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy przez młodocianego, pracodawca musi zgłosić go do ubezpieczeń społecznych (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) i ubezpieczenia zdrowotnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Uczeń na praktyce w świetle prawa: poznaj dwa modele współpracy

Zgodnie z Kodeksem pracy, "młodociany pracownik" to osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat. Celem jego zatrudnienia jest wyłącznie przygotowanie zawodowe, co oznacza, że nie może być on zatrudniony do wykonywania zwykłych prac, niezwiązanych z nauką zawodu. To kluczowa zasada, o której zawsze należy pamiętać.

W praktyce możemy wyróżnić dwa główne modele współpracy z młodocianym, które mają odmienne konsekwencje prawne i organizacyjne. Pierwszym z nich jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Ten model stosujemy, gdy chcemy, aby młodociany stał się naszym pracownikiem w pełnym tego słowa znaczeniu, ale z uwzględnieniem jego statusu jako uczącego się. Do takiej umowy stosuje się przepisy o umowie na czas nieokreślony, z pewnymi wyjątkami dotyczącymi m.in. czasu pracy czy urlopów, które szczegółowo omówię później. Młodociany w tym przypadku uzyskuje status pracownika, co wiąże się z pełnym zakresem praw i obowiązków wynikających z Kodeksu pracy.

Drugi model to praktyczna nauka zawodu na podstawie umowy ze szkołą. W tym wariancie uczeń odbywa praktyki zawodowe w ramach programu nauczania, a umowa o praktyczną naukę zawodu zawierana jest bezpośrednio między szkołą (np. technikum, branżową szkołą I stopnia) a pracodawcą. Kluczową różnicą jest to, że w tym przypadku uczeń nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy. Oznacza to, że nie stosuje się do niego wszystkich przepisów pracowniczych, chociaż pracodawca nadal ma obowiązek zapewnić mu bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Kluczowe różnice między tymi dwoma modelami współpracy to:

• Status prawny: W pierwszym modelu młodociany jest pracownikiem, w drugim uczniem odbywającym praktykę.
• Podstawa prawna: Umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego vs. umowa między szkołą a pracodawcą.
• Zakres przepisów: Pełne stosowanie Kodeksu pracy (z wyjątkami) vs. stosowanie przepisów o praktykach zawodowych.
• Wynagrodzenie: Obowiązkowe wynagrodzenie w pierwszym modelu, często stypendium lub brak wynagrodzenia w drugim (zależy od ustaleń ze szkołą).

Fundamenty formalne: prawidłowa umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego

Prawidłowo sporządzona umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego to fundament legalnej i efektywnej współpracy z młodocianym. Musi ona być zawarta na piśmie i zawierać szereg niezbędnych elementów, które jasno określają warunki zatrudnienia i nauki. Z mojego doświadczenia wiem, że precyzja w tym dokumencie pozwala uniknąć wielu nieporozumień.

• Rodzaj przygotowania zawodowego: Należy jasno określić, czy jest to nauka zawodu, czy przyuczenie do wykonywania określonej pracy. To ma wpływ na długość umowy i program kształcenia.
• Czas i miejsce jego odbywania: W umowie musi znaleźć się informacja o okresie, na jaki umowa jest zawierana (zazwyczaj na czas trwania nauki zawodu) oraz o miejscu, w którym młodociany będzie odbywał praktyczną naukę.
• Sposób dokształcania teoretycznego: Należy wskazać, czy młodociany będzie uczęszczał do szkoły, czy też będzie dokształcał się w innej formie (np. na kursach).
• Wysokość wynagrodzenia: Umowa musi precyzować wysokość wynagrodzenia, które, jak omówię w dalszej części, jest ściśle regulowane przepisami.

Istotne jest rozróżnienie między "nauką zawodu" a "przyuczeniem do wykonywania określonej pracy". Nauka zawodu ma na celu przygotowanie młodocianego do pełnego wykonywania zawodu, co zazwyczaj trwa od 24 do 36 miesięcy i kończy się egzaminem czeladniczym lub zawodowym. Przyuczenie do wykonywania określonej pracy jest krótsze (od 3 do 6 miesięcy) i ma na celu przygotowanie do wykonywania prostych, powtarzalnych czynności, które nie wymagają pełnych kwalifikacji zawodowych. To rozróżnienie musi być jasno odzwierciedlone w umowie, ponieważ wpływa na program kształcenia, czas trwania umowy oraz wysokość wynagrodzenia.

Pamiętajmy, że badania lekarskie są pierwszym obowiązkowym krokiem przed dopuszczeniem do pracy. Młodociany musi posiadać aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy w danym zawodzie, wystawione przez lekarza medycyny pracy. Bez tego dokumentu nie możemy dopuścić go do wykonywania obowiązków.

Obowiązki pracodawcy: zapewnij uczniowi legalne i bezpieczne warunki

Zatrudnienie młodocianego pracownika nakłada na pracodawcę szereg specyficznych obowiązków, które mają na celu ochronę jego zdrowia, zapewnienie odpowiednich warunków do nauki i pracy oraz przestrzeganie przepisów prawa. Jako Maks Czerwiński, zawsze podkreślam, że to inwestycja w przyszłość, która wymaga odpowiedzialności.

Szkolenie BHP: Przed dopuszczeniem młodocianego do pracy, bezwzględnie należy zapewnić mu wstępne szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Obejmuje ono instruktaż ogólny (zasady BHP w zakładzie) oraz instruktaż stanowiskowy (zasady BHP na konkretnym stanowisku pracy). To kluczowe, aby uczeń poznał zagrożenia i nauczył się bezpiecznych zachowań.

Warunki pracy: Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, dostosowane do wieku i możliwości psychofizycznych młodocianego. Obejmuje to również zapewnienie odpowiedniej odzieży i obuwia roboczego oraz niezbędnych środków ochrony indywidualnej, jeśli wymaga tego specyfika pracy.

Nadzór: Niezwykle ważne jest wyznaczenie instruktora praktycznej nauki zawodu. Taka osoba musi posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe i pedagogiczne, aby skutecznie nadzorować proces nauki, przekazywać wiedzę i dbać o prawidłowy rozwój młodocianego. Instruktor jest mentorem i przewodnikiem w świecie pracy.

Czas pracy: Czas pracy młodocianych jest ściśle regulowany, aby chronić ich zdrowie i umożliwić kontynuowanie nauki.

• Młodociany do 16. roku życia nie może pracować dłużej niż 6 godzin na dobę.
• Młodociany powyżej 16 lat może pracować do 8 godzin na dobę.
• W okresie zajęć szkolnych tygodniowy wymiar czasu pracy młodocianego nie może przekraczać 12 godzin, wliczając w to czas nauki.
• W okresie ferii szkolnych tygodniowy wymiar czasu pracy może wynosić do 35 godzin.
• Absolutnie zabronione jest zatrudnianie młodocianych w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej (między 22:00 a 6:00).

Prawa urlopowe: Młodociany pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego na specjalnych zasadach:

• Po upływie 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy, młodociany nabywa prawo do 12 dni roboczych urlopu.
• Po roku pracy nabywa prawo do 26 dni roboczych urlopu.
• W roku kalendarzowym, w którym młodociany kończy 18 lat, wymiar urlopu wynosi 20 dni roboczych, jeśli prawo do urlopu nabył przed ukończeniem 18 lat.
• Urlop powinien być udzielany w okresie ferii szkolnych, aby nie kolidował z nauką.

Ewidencja: Pracodawca ma obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy młodocianych pracowników. Jest to ważne nie tylko dla kontroli, ale także dla prawidłowego rozliczania wynagrodzenia i przestrzegania limitów.

Egzaminy: Pracodawca, który zatrudnia młodocianego w celu nauki zawodu, ma obowiązek pokrycia kosztów pierwszego egzaminu czeladniczego lub zawodowego kończącego naukę. To ważny element wsparcia w zdobywaniu kwalifikacji.

Finanse praktykanta: jak obliczyć wynagrodzenie i składki

Kwestie finansowe związane z zatrudnieniem młodocianego pracownika są ściśle regulowane i wymagają od pracodawcy precyzji. Wynagrodzenie młodocianego nie jest dowolne jest ono ustalane jako procent przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale. To dynamiczna kwota, która zmienia się co kwartał.

Poniżej przedstawiam orientacyjne stawki procentowe i kwotowe (brutto) obowiązujące od 1 grudnia 2025 r. do 28 lutego 2026 r. dla poszczególnych lat nauki i przyuczenia do pracy:

Warto pamiętać, że podane kwoty są minimalne. Pracodawca może oczywiście wypłacać wyższe wynagrodzenie, jeśli uzna to za stosowne.

Jeśli chodzi o składki ZUS, młodociany zatrudniony na umowę o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) i zdrowotnemu na zasadach ogólnych, tak jak każdy inny pracownik. Podstawą wymiaru składek jest jego przychód, czyli wynagrodzenie brutto. Pracodawca jest zobowiązany do terminowego odprowadzania tych składek do ZUS.

W kontekście podatku dochodowego (PIT) dla młodocianych, kluczowa jest tzw. "ulga dla młodych". Przychody młodocianego pracownika są zwolnione z podatku dochodowego (PIT) do ukończenia 26. roku życia, pod warunkiem, że jego roczne przychody nie przekraczają limitu 85 528 zł. Oznacza to, że pracodawca co do zasady nie pobiera zaliczek na PIT od wynagrodzenia młodocianego, co jest znaczącą korzyścią dla młodego człowieka i upraszcza rozliczenia.

Dodatkowo, warto wiedzieć, że pracodawca nie opłaca składek na Fundusz Pracy, jeśli wynagrodzenie ucznia nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest to ulga, która realnie obniża koszty zatrudnienia. Natomiast obowiązkowe jest opłacanie składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP), niezależnie od wysokości wynagrodzenia.

Dofinansowanie do kształcenia: odzyskaj koszty

Jedną z istotnych zachęt dla pracodawców do zatrudniania młodocianych pracowników jest możliwość ubiegania się o dofinansowanie kosztów ich kształcenia. To realne wsparcie, które pomaga zrekompensować część ponoszonych wydatków. O dofinansowanie mogą ubiegać się pracodawcy, którzy zawarli z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Aby otrzymać dofinansowanie, muszą być spełnione określone warunki. Najważniejsze z nich to zakończenie nauki i zdanie egzaminu przez ucznia. To potwierdza, że proces kształcenia zakończył się sukcesem i młodociany zdobył kwalifikacje. Dofinansowanie jest finansowane ze środków Funduszu Pracy i stanowi pomoc de minimis, co oznacza, że podlega unijnym limitom wsparcia.

Wysokość dofinansowania zależy od okresu kształcenia i jego formy:

Procedura składania wniosku o dofinansowanie jest dość prosta, ale wymaga terminowości:

• Wniosek o dofinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami (np. kopia umowy o pracę, świadectwo pracy, dokument potwierdzający zdanie egzaminu) należy złożyć do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania młodocianego.
• Termin na złożenie wniosku to 3 miesiące od dnia zdania przez młodocianego egzaminu. Spóźnienie może skutkować utratą prawa do dofinansowania, dlatego warto pilnować tego terminu.

Przeczytaj również: Zwolnienie na czas nieokreślony: Prawa i procedury (Poradnik 2024)

Zakończenie praktyki: egzamin, świadectwo pracy i dalsza współpraca

Zakończenie przygotowania zawodowego to ważny moment zarówno dla ucznia, jak i dla pracodawcy. Moja rola jako eksperta to przypomnieć, że pracodawca odgrywa kluczową rolę w procesie egzaminacyjnym. Jak już wspomniałem, to na nim spoczywa obowiązek pokrycia kosztów pierwszego egzaminu czeladniczego lub zawodowego, który kończy naukę zawodu. Jest to wyraz wsparcia i inwestycji w rozwój młodego człowieka.

Po zakończeniu przygotowania zawodowego i pomyślnym zdaniu egzaminu, pracodawca ma obowiązek wydać uczniowi niezbędne dokumenty. Kluczowym z nich jest świadectwo pracy, które potwierdza okres zatrudnienia i rodzaj wykonywanej pracy. Dodatkowo, w zależności od formy kształcenia, uczeń otrzyma również świadectwo ukończenia nauki zawodu lub zaświadczenie o przyuczeniu do wykonywania określonej pracy, wydane przez właściwą instytucję (np. izbę rzemieślniczą).

Zakończenie praktyki nie musi oznaczać końca współpracy. Jeśli młodociany pracownik sprawdził się w firmie, zdobył cenne umiejętności i dobrze wpasował się w zespół, pracodawca może być zainteresowany jego dalszym zatrudnieniem na stałe. To doskonała okazja, aby zatrzymać w firmie już przeszkolonego i zintegrowanego pracownika, który zna specyfikę przedsiębiorstwa. Warto rozważyć taką możliwość i zaproponować mu umowę o pracę na czas nieokreślony, już jako pełnoprawnemu pracownikowi.