PFRON: Kogo nie wliczać do zatrudnienia? Kalkuluj bezbłędnie!

Jako pracodawca, specjalista HR czy księgowy, z pewnością wiesz, jak istotne jest prawidłowe obliczanie miesięcznego stanu zatrudnienia na potrzeby Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Precyzja w tym zakresie to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także unikanie potencjalnych kar i niepotrzebnych wpłat. W tym artykule szczegółowo omówię, które kategorie pracowników są wyłączone z tych obliczeń, abyś mógł bezbłędnie wypełniać swoje obowiązki.

Główną podstawą prawną, która reguluje wyłączenia ze stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON, jest Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Szczególnie istotny jest tu art. 21, który stanowi fundament dla wszelkich prawidłowych kalkulacji. Bez jego zrozumienia trudno o bezbłędne rozliczenia.

Warto przypomnieć, że obowiązek wpłat na PFRON dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Obowiązek ten powstaje, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w danym miesiącu jest niższy niż 6%. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, kogo faktycznie wliczamy, a kogo nie.

Urlopy bezpłatne podstawowe wyłączenie z obliczeń PFRON

Jednym z najczęściej spotykanych i jednocześnie najprostszych w interpretacji wyłączeń są urlopy bezpłatne. To fundamentalna zasada, o której każdy pracodawca musi pamiętać, aby uniknąć błędów w kalkulacji.

Zgodnie z przepisami, do stanu zatrudnienia nie wlicza się pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych. Dotyczy to zarówno urlopów udzielonych na zasadach określonych w Kodeksie pracy, jak i tych wynikających z przepisów szczególnych. Jest to jedno z najczęstszych wyłączeń i stosunkowo łatwe do zastosowania.

Co istotne, cel urlopu bezpłatnego czy to osobisty, związany z nauką, czy inny nie ma wpływu na jego wyłączenie ze stanu zatrudnienia dla PFRON. Kluczowe jest, że jest to formalnie udzielony urlop bezpłatny, zgodny z obowiązującymi przepisami.

Warto podkreślić, że zasada ta dotyczy wszystkich pracowników, niezależnie od ich statusu. Oznacza to, że osoby niepełnosprawne przebywające na urlopach bezpłatnych również są wyłączone ze stanu zatrudnienia na potrzeby obliczeń PFRON. To ważna informacja, która często bywa pomijana.

Urlopy związane z rodzicielstwem niuanse, o których musisz wiedzieć

Kwestia urlopów związanych z rodzicielstwem jest znacznie bardziej złożona i wymaga od pracodawców szczególnej uwagi. Tutaj nie wystarczy ogólna zasada konieczna jest szczegółowa analiza statusu pracownika, aby prawidłowo go zakwalifikować do stanu zatrudnienia PFRON.

Kluczowe jest rozróżnienie traktowania pracowników pełnosprawnych i niepełnosprawnych na urlopach rodzicielskich i wychowawczych. Pracownicy pełnosprawni przebywający na tych urlopach są wyłączeni ze stanu zatrudnienia. Natomiast, i to jest bardzo ważne, osoby niepełnosprawne na urlopach rodzicielskich i wychowawczych SĄ wliczane do stanu zatrudnienia. To jeden z najczęstszych punktów, w którym pracodawcy popełniają błędy, więc proszę, zwróć na to szczególną uwagę.

Aby ułatwić sobie zadanie, proponuję następujący schemat postępowania:

1. Krok 1: Sprawdź rodzaj urlopu. Czy pracownik przebywa na urlopie rodzicielskim czy wychowawczym?
2. Krok 2: Zweryfikuj status niepełnosprawności. Czy pracownik posiada orzeczenie o niepełnosprawności?
3. Krok 3: Zastosuj zasadę.
   • Jeśli pracownik jest pełnosprawny i przebywa na urlopie rodzicielskim lub wychowawczym nie wliczasz go do stanu zatrudnienia PFRON.
   • Jeśli pracownik jest osobą niepełnosprawną i przebywa na urlopie rodzicielskim lub wychowawczym wliczasz go do stanu zatrudnienia PFRON.

Warto również pamiętać, że pracownicy przebywający na urlopach macierzyńskich i ojcowskich SĄ wliczani do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON. Ta zasada obowiązuje niezależnie od tego, czy pracownik posiada orzeczenie o niepełnosprawności, czy też nie.

Mniej typowe formy zatrudnienia a stan zatrudnienia PFRON

Poza standardowymi urlopami, istnieją również mniej typowe formy zatrudnienia, które mają swoje specyficzne zasady wliczania do stanu zatrudnienia PFRON. Ich znajomość jest równie ważna dla prawidłowych rozliczeń.

Pracownicy tymczasowi to często spotykany element w wielu firmach. Musisz wiedzieć, że pracownicy tymczasowi nie są wliczani do stanu zatrudnienia pracodawcy-użytkownika. Obowiązek ten spoczywa na agencji pracy tymczasowej, która jest ich formalnym pracodawcą. To agencja raportuje ich do PFRON, nie Ty.

Kolejną grupą, której nie wliczamy do stanu zatrudnienia PFRON, są osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Jest to specyficzny rodzaj zatrudnienia, który ma na celu przede wszystkim naukę i rozwój zawodowy, a nie typowe świadczenie pracy.

Do stanu zatrudnienia nie wlicza się również osób niebędących osobami niepełnosprawnymi, które są zatrudnione na podstawie umowy o pracę nakładczą i świadczą pracę poza zakładem karnym. To dość specyficzna kategoria, ale warto o niej pamiętać, jeśli Twoja firma korzysta z takich form zatrudnienia.

Pozostałe kategorie wyłączeń z obliczeń PFRON

Istnieją także inne, choć może mniej powszechne, kategorie wyłączeń z obliczeń PFRON. Ich znajomość pozwala na kompleksowe podejście do tematu i uniknięcie wszelkich nieścisłości.

Osoby pełnosprawne zatrudnione na podstawie umowy o pracę, które przebywają na świadczeniu rehabilitacyjnym, również nie są wliczane do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON. Świadczenie rehabilitacyjne, choć związane z powrotem do zdrowia, nie jest okresem aktywnego zatrudnienia w kontekście tych przepisów.

Warto również wspomnieć o przepisach dotyczących obywateli Ukrainy. W związku z konfliktem zbrojnym, wprowadzono tymczasowe regulacje, które mogły pozwalać na wyłączenie ze stanu zatrudnienia obywateli Ukrainy, którzy podjęli służbę w swoim kraju. Chcę jednak podkreślić, że status tych regulacji jest zmienny i wymaga bieżącej weryfikacji. Istnieje ryzyko, że mogą one nie zostać przedłużone na rok 2026, dlatego zawsze sprawdzaj aktualne przepisy, aby mieć pewność, jak postępować w danym miesiącu.

Unikaj błędów praktyczne wskazówki dla pracodawców

Nawet przy najlepszej znajomości przepisów, łatwo o pomyłki. Dlatego przygotowałem kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci uniknąć typowych błędów przy obliczaniu stanu zatrudnienia dla PFRON.

Pamiętaj, że stan zatrudnienia ustala się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (etaty). To nie jest proste zliczenie głów, lecz skomplikowana kalkulacja. Oto kilka wskazówek:

• Przeliczaj dokładnie: Pracowników zatrudnionych na część etatu przeliczaj proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy (np. 1/2 etatu to 0,5 pracownika).
• Uwzględniaj zmiany: Jeśli wymiar etatu pracownika zmieniał się w ciągu miesiąca, uśrednij go dla danego miesiąca.
• Wykorzystaj systemy kadrowo-płacowe: Wiele systemów automatyzuje te obliczenia, ale zawsze weryfikuj ich poprawność, zwłaszcza po zmianach w przepisach.

Jeśli pracownik został zatrudniony lub jego stosunek pracy ustał w trakcie miesiąca, należy go uwzględnić w obliczeniach PFRON proporcjonalnie do liczby dni, w których był zatrudniony w danym miesiącu. To pozwala na precyzyjne odzwierciedlenie rzeczywistego stanu zatrudnienia w danym okresie.

Najczęstsze pomyłki związane z kwalifikacją urlopów to:

• Mylenie urlopu macierzyńskiego z rodzicielskim: Pracownicy na urlopie macierzyńskim i ojcowskim są wliczani, natomiast na rodzicielskim i wychowawczym tylko osoby niepełnosprawne. To kluczowa różnica.
• Niewłaściwe traktowanie urlopów bezpłatnych: Pamiętaj, że urlopy bezpłatne zawsze wyłączają pracownika ze stanu zatrudnienia, niezależnie od jego statusu niepełnosprawności.
• Brak weryfikacji statusu niepełnosprawności: Zawsze sprawdzaj, czy pracownik na urlopie rodzicielskim/wychowawczym posiada aktualne orzeczenie o niepełnosprawności.

Checklista: Kogo nie wliczamy do stanu zatrudnienia PFRON?

Dla Twojej wygody przygotowałem zwięzłą checklistę, która podsumowuje kluczowe kategorie pracowników wyłączonych ze stanu zatrudnienia PFRON. Traktuj ją jako szybkie narzędzie weryfikacji:

• Pracownicy przebywający na urlopach bezpłatnych (zarówno pełnosprawni, jak i niepełnosprawni).
• Pracownicy pełnosprawni przebywający na urlopach rodzicielskich.
• Pracownicy pełnosprawni przebywający na urlopach wychowawczych.
• Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.
• Osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi, zatrudnione na podstawie umowy o pracę nakładczą i świadczące pracę poza zakładem karnym.
• Pracownicy tymczasowi (dla pracodawcy-użytkownika).
• Osoby pełnosprawne zatrudnione na podstawie umowy o pracę, które przebywają na świadczeniu rehabilitacyjnym.
• Obywatele Ukrainy spełniający specyficzne, tymczasowe warunki (wymaga bieżącej weryfikacji przepisów).